SOLUTION / FOR RECRUITING

採用業務の
自動化

採用担当の手作業を、
まるごと引き受けます。

ATSはそのままで、その前後にある転記・連絡・確認を自動化します。採用担当に残るのは「合図」と「判断」だけです。

verifiedATSは入れ替えない swap_horizMicrosoft 365・Google Workspace に対応 flag1つの業務から始められる
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THE PROBLEM

こんなことで、
お困りではありませんか？

保存と連絡に追われる
応募が来るたびに書類をダウンロードして保存し、現場へ連絡している
同じ内容を何度も入力
人材データ・評価表・管理表に、同じ結果を手で書き写している
空き日程を探し回る
面接官の予定を目で確かめ、会議URLを発行して書き写している
督促が気疲れになる
返事の来ないエージェントを経過日数で追い、督促文を1件ずつ作っている
WHAT'S AT STAKE

削られているのは、
採用の本質である「量」と「質」を高める時間です。

合同企業説明会のブースで、学生と話す社員
量母集団を広げる対外的な発信／リアルイベントへの参加
会議室で、評価表を見ながら受け入れ部門の責任者と話す採用担当
質見極めて、迎え入れる受け入れ部門との会話／スピード対応／選考の質

その手間は、ATSの“外側”で起きています。そこを、まるごと自動化します。

HOW IT WORKS

ATSはそのまま。
前後の作業を、自動化の仕組みがつなぐ。

今のATSには手を加えず、周りの道具との間の作業を、自動化の仕組み（プログラムやAIエージェント）が受け持ちます。連携機能がないATSでも、通知メールや候補者一覧、社内チャットを起点につなぎます。APIがあれば、さらに自動化できます。

メールOutlook / Gmail
社内チャットTeams / Slack
ATS今のまま使う
カレンダーOutlook / Google
人材データSalesforce・Excel など
間をつなぐのは、自動化の仕組み
5 TASKS

選考の流れに沿って、5つの作業を自動化

探す・書き写す・送るは自動化の仕組みが受け持ち、採用担当には「合図」と「判断」が残ります。

  1. 応募

    書類の共有

    いま
    書類を保存して現場へ連絡
    これから
    通知を拾ってチャットへ自動投稿
  2. 書類選考

    人材データ登録

    いま
    人材データと評価表を手で作成
    これから
    書類合格を合図に自動で登録・作成
  3. 日程調整

    面接日程の調整

    いま
    空きを目で探し、URLを書き写す
    これから
    空き枠の算出からURL発行まで自動
  4. 合否・辞退

    結果の反映

    いま
    同じ結果を複数システムへ入力
    これから
    変わった人だけ自動で反映
  5. 滞留・督促

    滞留者への督促

    いま
    経過日数を追い、督促文を作成
    これから
    督促リストと文案を毎朝自動で提示
ROLES

自動化の仕組みは「作業」、人は「判断」

相手に届く前には、必ず人が確認します。

settings自動化の仕組みがやること決まった手順を、速く・漏れなく

  • 書類・データを書き写す
  • 空き日程を探す
  • 会議URLを発行する
  • 滞留者を毎朝洗い出す
  • 通知・督促文を作って送る
  • 各システムへ反映する

person人がやること相手と向き合い、決めること

  • 作業の合図を出す
  • 督促・辞退を決める
  • 候補者と話す
  • 合否を見極める
  • 受け入れ部門と話す
  • 発信・イベントに出る
PEACE OF MIND

今のシステムのまま、安心して始められる

社内で検討が止まりやすい3つの論点に、設計の段階で先に答えています。

ATSは入れ替えない

連携機能がないATSでも、通知メールや候補者一覧、社内チャットを起点につなぎます。

送る前に人が承認する

督促や辞退の連絡は、ボタンで承認してから送るので、エージェントとの関係を損ねません。

候補者情報を外に出さない

AIは学習に使われない契約の環境だけで動かし、候補者の個人情報を外に出しません。

GETTING STARTED

1つの業務から、小さく始められます

いきなり全部を変えず、効果の見えやすい業務から順に広げていきます。

  1. 01業務の棚卸し今の手作業を、選考の流れに沿って書き出します
  2. 021業務を選ぶ効果が見えやすい業務から選びます（例：日程調整）
  3. 03小さく作って試す実物のデータをもとに、動くものを見ながら調整します
  4. 04他の業務に広げる取り込みの仕組みを共有して、残りの業務へ広げます

データを「取り込む部分」と「各システムに書き込む部分」を分けて作るため、将来、人材データベースを移しても作り直しになりません。

REQUIREMENTS

導入の前提条件

Microsoft 365 でも Google Workspace でも、同じことができます。ATSは、通知メールが社内宛てに届くことと、候補者一覧をCSVで出力できること。この2点があれば始められます。

Microsoft 365 の場合Google Workspace の場合
メールOutlookGmail
カレンダー・会議Outlook予定表・Teams会議Googleカレンダー・Google Meet
社内チャットMicrosoft Teams（Slackも可）Slack（Teamsも可）
API連携Microsoft Graph API（Power Automateから実行）Gmail・Calendar・Drive の各API（Google Apps Scriptから実行）
費用Salesforceと連携する場合は Power Automate の有料プラン追加の利用料なし
人材データ・管理表SalesforceやNotionへはAPIで登録・更新（Excel・スプレッドシートにも対応）
AIの扱い学習に使われない契約の環境だけで使い、候補者の個人情報は外に出さない
ご用意いただくもの権限、サンプル（通知メールやCSV）、情報システム部門の承認
採用担当の席で、業務の流れの図を一緒に見るコンサルタント
FROM THE FIELD

FDEの現場から生まれた仕組みです

この仕組みは、ViVOがFDEとして実際の会社の採用業務に入り、選考の流れを一つずつ書き出して作ったものを、同じ悩みを持つ採用ご担当者様のためにパッケージにしたものです。

AI-FDE（業務AI実装）について arrow_forward
FAQ

よくあるご質問

今使っているATSを変える必要はありますか？

ありません。ATSには手を加えず、その前後の作業を自動化します。連携機能がないATSでも、通知メールが社内宛てに届くことと、候補者一覧をCSVで出力できることの2点があれば始められます。

Microsoft 365（Outlook・Teams）の環境でも使えますか？

使えます。Microsoft 365 でも Google Workspace でも、同じことができます。Microsoft 365 の場合は、Microsoft Graph API を Power Automate から実行してつなぎます。

候補者の個人情報は大丈夫ですか？

AIは学習に使われない契約の環境だけで使い、候補者の個人情報を外に出しません。

督促や辞退の連絡は、勝手に送られてしまいませんか？

送られません。督促や辞退の連絡は、採用担当がボタンで承認してから送ります。相手に届く前には、必ず人が確認します。

どこから始めるのがよいですか？

今の手作業を選考の流れに沿って書き出し、効果が見えやすい業務を1つ選んで始めます。たとえば日程調整です。

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